Política de Privacidade

1. Definições

• Titular: a pessoa a quem os dados se referem — colaboradores, candidatos a vagas, gestores, fiscais e responsáveis das empresas que usam a Plataforma.
• Empresa Contratante: a organização (empresa ou órgão público) que contrata a Plataforma para gerir seus colaboradores — controle de ponto, documentos, admissão e comunicação.
• Controlador: quem decide sobre o tratamento. Em regra, a Empresa Contratante é a controladora dos dados dos seus colaboradores e candidatos, e a Zyvo Gestão trata esses dados por conta dela (operadora); a Zyvo Gestão é controladora dos dados de quem administra a Plataforma e do canal de exclusão de dados.
• Operador: quem trata dados em nome do controlador — inclusive os prestadores de infraestrutura listados na seção 5.
• Dados Pessoais Sensíveis: os do art. 5º, II, da LGPD — entre eles biométricos (o rosto), de saúde, de origem racial ou étnica e de filiação a sindicato.

2. Dados Coletados

Coletamos apenas o necessário para as funções da Plataforma. Os dados abaixo são informados pelo titular, pela Empresa Contratante (cadastro e importação de planilhas) ou gerados pelo uso.

2.1. Dados Cadastrais e Admissionais

• Identificação: nome, CPF, RG (com órgão, UF e data de emissão), PIS, carteira de trabalho, título de eleitor, data de nascimento, sexo, estado civil, escolaridade, nome do cônjuge, nomes do pai e da mãe;
• Dependentes — inclusive crianças e adolescentes: nome e data de nascimento, usados só para benefícios e obrigações trabalhistas e previdenciárias, no melhor interesse deles (art. 14 da LGPD);
• Contato e endereço: telefones, e-mail, CEP, endereço e município;
• Contrato: matrícula, função, empresa, posto e escala de trabalho, datas de admissão e de desligamento, vale-transporte e etiquetas internas que a gestão usa para organizar a equipe;
• Fotos de documentos: identidade, comprovante de residência e cartão do banco, quando enviadas — inclusive as da ficha de candidatura de quem é contratado;
• Dados trazidos do sistema de folha anterior da Empresa Contratante, quando ela os importa (por exemplo: título de eleitor, carteira de trabalho, plano de saúde, sindicato), e a resposta do eSocial;
• Fardamento e EPI: tamanhos de uniforme, calçado e luva, e os EPIs pedidos e entregues;
• Credenciais de acesso: o colaborador entra com o CPF; gestores e fiscais, com o e-mail. A senha fica protegida por hash (seção 6).

2.2. Rosto (dado biométrico)

No aplicativo, o rosto só é usado se você AUTORIZAR, em tela própria e separada — você pode recusar e continuar usando o aplicativo, e pode mudar de ideia quando quiser em Perfil → Imagem de reconhecimento. Com a autorização: a primeira selfie de batida vira a sua imagem de reconhecimento; a cada batida — por localização ou por QR Code — a selfie do momento é comparada com ela e o resultado (uma nota de semelhança) fica registrado. A selfie de cada batida é guardada como prova do ponto. A imagem de reconhecimento não se troca pelo aplicativo: a troca é pedida à gestão, por solicitação. Sem a autorização, ou se você revogar: o ponto é registrado sem foto (pela localização ou pelo QR Code) e a sua imagem de reconhecimento é apagada; se depois você autorizar de novo, uma nova imagem só é cadastrada com a liberação da gestão.

No totem do posto, a câmera captura o rosto de quem vai bater o ponto e o compara com as imagens de reconhecimento das pessoas daquele posto; o totem mostra um aviso na tela e, ao reconhecer, o nome e a foto de quem foi reconhecido, para a pessoa conferir. Quando não reconhece, a pessoa informa o CPF: se for de alguém do posto, a batida é registrada com a captura — e, se essa pessoa ainda não tiver imagem de reconhecimento nem tiver recusado o uso do rosto, a captura passa a ser a imagem dela; se o CPF não for encontrado no posto, o pedido vai para análise da gestão. Quem recusou o uso do rosto no aplicativo não tem a captura guardada e não tem imagem cadastrada pelo totem. Capturas que não viram batida e pedidos não analisados são apagados em prazo curto (seção 8).

Nenhum “modelo matemático” ou vetor do rosto é guardado: a comparação é calculada na hora, no nosso servidor, e descartada. A imagem de reconhecimento também aparece como foto do seu perfil para a gestão da Empresa Contratante, para identificação visual. Rosto não é usado para nenhuma outra finalidade além de confirmar a identidade no registro de jornada.

Onde fica, quem vê e por quanto tempo: a imagem de reconhecimento, as selfies e as capturas do totem são guardadas criptografadas (seção 6) nos servidores do Supabase em São Paulo, e a comparação é feita no nosso servidor, também no Brasil — o rosto é guardado e processado só no Brasil e não é enviado a nenhum serviço de reconhecimento facial de terceiros. Veem as imagens a gestão da Empresa Contratante, com login e conforme o perfil de acesso, e a equipe da Zyvo Gestão, para suporte. O Supabase guarda os arquivos já criptografados, sem a chave para abri-los; fora isso, o rosto só é compartilhado com autoridades, quando exigido por lei ou ordem judicial (seção 5), e não é vendido nem usado para publicidade. A imagem de reconhecimento fica guardada enquanto você autorizar o uso do rosto: revogar a autorização a apaga na hora, e o pedido de exclusão (seção 8) também a apaga. A selfie de cada batida fica guardada junto com o registro de ponto, pelo prazo dele — 5 anos após o fim do vínculo (seção 8) —, mesmo que você revogue a autorização depois; o pedido de exclusão da conta e dos dados apaga as selfies antes disso. No fim do prazo, as selfies e a imagem de reconhecimento são apagadas.

2.3. Localização

A localização do aparelho (latitude e longitude) é coletada só quando você toca para bater o ponto por localização, e só para comprovar o local do registro. O aplicativo não acompanha sua localização em segundo plano e não a coleta em nenhum outro momento — a batida por QR Code, a assinatura de documentos e as ordens de serviço não usam localização. O totem e a placa de QR Code identificam o posto, não a sua posição. Fotos em JPEG, PNG e WEBP enviadas à Plataforma são guardadas sem os dados internos da imagem (como o lugar onde a foto foi tirada); vídeos e fotos no formato HEIC são guardados como foram enviados.

2.4. Saúde

• Atestados e documentos de saúde enviados em solicitações e afastamentos, usados só para a gestão da jornada, de afastamentos e de obrigações trabalhistas e previdenciárias;
• No cadastro: tipo sanguíneo, alergias, uso de óculos e informação sobre deficiência, para segurança do trabalho e para as obrigações legais do empregador. No formulário de candidatura, esses dados são opcionais.

2.5. Origem racial ou étnica e sindicato

Raça/cor e filiação a sindicato são informadas ao empregador por obrigação legal (eSocial). No formulário de candidatura, informar raça/etnia é opcional.

2.6. Dados Bancários e Remuneração

Banco, agência, conta, operação, chave PIX e o tipo da chave, para o pagamento; contracheques e guias de recolhimento (INSS, FGTS) enviados pela Empresa Contratante. No formulário de candidatura, os dados bancários são opcionais — só são necessários para quem for contratado.

2.7. Ordens de Serviço

Para quem trabalha por ordem de serviço: as fotos, vídeos, áudios (com a sua voz) e textos que você envia como acompanhamento do serviço. A Plataforma não registra a sua localização na ordem de serviço; vídeos e fotos HEIC escolhidos da galeria são guardados como foram gravados e podem trazer, dentro do arquivo, a localização que o próprio celular gravou.

2.8. Candidatos

No formulário público de candidatura, só são obrigatórios: nome, CPF, data de nascimento, telefone, cidade e estado e a função procurada. Os demais dados (documentos, endereço completo, família, saúde, raça/etnia, banco, tamanhos) são opcionais — para quem for contratado, a Empresa Contratante os pede na admissão. Esses dados são usados para o processo de seleção e, para quem é contratado, passam a fazer parte do cadastro de colaborador.

2.9. Dados Técnicos

Endereço IP, tipo de aparelho e navegador, registros de acesso e de ações na Plataforma (trilha de auditoria), e o identificador do aparelho para avisos (push). Nos chamados, a Plataforma guarda a última vez que você abriu cada chamado no aplicativo: a equipe vê, na conversa, se você já viu as mensagens dela. Ver a seção 10.

2.10. Dados da Empresa Contratante

CNPJ, razão social, cidade e estado, telefone e e-mail de contato e o nome do responsável legal (por exemplo, o prefeito, quando a contratante é um município), para a formalização da contratação.

3. Finalidade do Tratamento

• Registrar e controlar a jornada de trabalho (ponto), por localização, QR Code ou totem — com o rosto apenas nos casos da seção 2.2;
• Calcular banco de horas, espelho de ponto (enviado a você em Documentos para conferir e assinar) e indicadores de assiduidade (faltas, atrasos, padrões de ausência) que ajudam o gestor a acompanhar a equipe. Esses indicadores não tomam decisão sozinhos: qualquer decisão sobre você é de uma pessoa;
• Algumas regras são aplicadas automaticamente: identificar se cada registro é entrada ou saída pela jornada do dia, calcular as horas do banco de horas (inclusive as horas a descontar) e recusar a troca da imagem de reconhecimento pelo aplicativo. Quando falta um registro na jornada, o sistema não cria um registro no lugar dele: a falta fica pendente para a gestão completar, com o motivo. O registro do ponto em si só é recusado em casos objetivos — batida repetida em menos de 5 minutos; forma de registro não habilitada para o posto; QR Code desativado, inválido ou de outra organização; quem não tem posto, ou trabalha por ordem de serviço (sem controle de ponto); e, no totem, quem não é daquele posto. Nesses casos, o registro pode ser feito por outro meio ou pedido à gestão. Divergências de rosto, local ou horário nunca impedem o registro: viram pendência para análise. Você pode pedir a revisão de qualquer uma dessas regras, e de qualquer análise que o afete, à gestão (art. 20 da LGPD);
• Gerir ordens de serviço e a entrega de EPI e fardamento;
• Gerir a admissão, o cadastro, os vínculos e o desligamento de colaboradores;
• Disponibilizar e colher a assinatura eletrônica de documentos (seção 7);
• Disponibilizar contracheques e demais documentos de pagamento e de recolhimento;
• Permitir a comunicação entre o colaborador e a gestão por chamados — abertos por você ou pela equipe —, inclusive com anexos (fotos, vídeos, áudios gravados e documentos), mostrar à equipe se as mensagens dela já foram vistas e enviar avisos ao aplicativo;
• Conduzir processos de seleção (candidatos);
• Cumprir obrigações legais e regulatórias trabalhistas, previdenciárias e tributárias;
• Garantir a segurança da Plataforma, prevenir fraudes e registrar quem acessou ou alterou dados (auditoria).

4. Base Legal

• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II, e art. 11, II, “a”): registro de ponto, eSocial, folha de pagamento, guarda de documentos trabalhistas;
• Execução do contrato de trabalho ou de procedimentos preliminares a ele (art. 7º, V): cadastro, escala, pagamento, ordens de serviço, seleção de candidatos;
• Consentimento específico e destacado (art. 11, I): uso do rosto no aplicativo — que pode ser recusado e revogado a qualquer momento, sem perder o acesso ao aplicativo;
• Prevenção à fraude e segurança do titular na identificação (art. 11, II, “g”): reconhecimento do rosto no totem do posto, com aviso no local;
• Exercício regular de direitos em processo judicial ou administrativo (art. 7º, VI, e art. 11, II, “d”): guarda de registros que servem de prova para o titular e para o empregador;
• Legítimo interesse (art. 7º, IX), só para dados não sensíveis: segurança da Plataforma e trilha de auditoria.

5. Compartilhamento de Dados

• Com a Empresa Contratante à qual você está vinculado — cada colaborador tem vínculo com uma única organização: os gestores dela acessam os dados dos seus próprios colaboradores, com login e perfil de acesso. O perfil “Fiscal” (acompanhamento em campo) não vê dados bancários, de saúde (inclusive atestados, ASO e o motivo de afastamentos, que para ele aparecem só como “Licença”), de raça/etnia, documentos de identidade (RG, carteira de trabalho, título de eleitor, PIS — o CPF aparece, porque identifica o cadastro), filiação e dependentes, nem o que a gestão escreve ao resolver uma batida, e não recebe avisos de solicitações nem de pedidos de EPI. Atestados, ASO, documentos de identificação, carteira de trabalho, certidões de dependentes e comprovantes de residência, nos tipos de documento próprios para eles, nunca são compartilhados com ele; documentos enviados sem tipo também ficam ocultos para ele, salvo se a Empresa Contratante marcar; outros documentos (como contracheques, espelhos de ponto e contratos) só quando a Empresa Contratante decide compartilhar — e mostram o que está no próprio documento;
• Com a equipe da Zyvo Gestão, que tem acesso às organizações para suporte e operação da Plataforma; as alterações de dados e as aberturas de fichas e de documentos ficam registradas na trilha de auditoria;
• Com prestadores de infraestrutura (operadores), contratados para que a Plataforma funcione: Supabase (banco de dados, autenticação e arquivos — servidores em São Paulo, Brasil); o servidor da aplicação (HostGator — servidor no Brasil); Vercel (hospedagem do painel web — EUA); Expo, Apple e Google (entrega de avisos push ao celular — EUA; o aviso leva só um texto genérico, como “Sua solicitação tem novidade”, nunca o conteúdo); OpenStreetMap (mapas do painel — postos, operação do dia e mapa das batidas: o navegador do gestor baixa as imagens da região mostrada; e o endereço aproximado de uma batida, consultado pelo nosso servidor — Reino Unido); Google Maps (mapa do endereço do posto de trabalho no painel e, só quando alguém toca em “Ver no mapa”, o endereço mostrado — no painel, o do colaborador ou o da cidade da organização; no aplicativo, o da ordem de serviço — EUA); BrasilAPI (CNPJ da organização, CEP dos postos e listas de estados e cidades — consultados pelo navegador no cadastro da organização e no formulário de candidatura) e ViaCEP (CEP — pelo nosso servidor no painel; pelo navegador no formulário público de candidatura) — Brasil;
• Com autoridades públicas, quando exigido por lei ou ordem judicial.

Arquivos (documentos, fotos, atestados) são abertos por links temporários, válidos por poucos minutos e gerados só para quem tem permissão de ver o arquivo. A Zyvo Gestão não vende dados pessoais nem os usa para publicidade.

6. Armazenamento e Segurança

Os dados ficam em infraestrutura de nuvem contratada, com servidores de banco de dados em São Paulo (Brasil). Medidas adotadas:

• Todos os arquivos de pessoas — fotos do rosto e selfies, atestados, documentos, contracheques, documentos assinados, anexos e mídias de ordens de serviço — são guardados criptografados (AES-256), com a chave fora do banco de dados;
• Dados bancários (banco, agência, conta, operação, chave e tipo de PIX) e de remuneração, de saúde, de origem racial ou étnica e de filiação a sindicato informados no cadastro são guardados criptografados no banco de dados — inclusive os valores informados em pedidos de alteração;
• Senhas não são guardadas: fica só um código derivado delas (hash), que não permite recuperá-las; a senha do certificado digital da empresa é guardada criptografada;
• CPF, nome e demais dados de identificação, e os textos escritos em solicitações, justificativas e afastamentos, ficam protegidos por controle de acesso (não criptografados) — os de identificação, porque são usados para localizar o cadastro;
• Acesso por login e perfil, recortado por organização; registro de quem alterou dados e de quem abriu fichas e documentos (trilha de auditoria), que não pode ser editada e guarda os dados sensíveis mascarados;
• Em caso de incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante, comunicamos a ANPD e os titulares afetados, nos prazos da regulamentação.

Nenhum sistema é totalmente livre de riscos; a Zyvo Gestão mantém essas medidas e as revisa continuamente.

7. Assinatura Eletrônica e Certificado Digital

Os documentos assinados na Plataforma são selados com certificado digital ICP-Brasil (tipo A1) em nome da Zyvo Gestão — documentos assinados antes da troca de certificado foram selados com o certificado da Empresa Contratante. A sua assinatura é uma assinatura eletrônica: o desenho da assinatura feito na tela, junto com seu CPF, o endereço IP e a data e hora, válida nos termos do art. 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 — o carimbo no documento diz “Assinado eletronicamente”. Quando um gestor assina em seu nome, o próprio carimbo diz quem registrou a assinatura.

8. Retenção e Exclusão de Dados

Cada tipo de dado é guardado pelo tempo necessário à sua finalidade e aos prazos legais. Registros de ponto, contracheques e guias, contratos e documentos assinados, solicitações e ordens de serviço e os dados contratuais mínimos (nome, CPF, matrícula, função, lotação, datas de admissão e desligamento) são guardados por 5 anos após o fim do vínculo, ou mais quando a norma previdenciária exigir; atestados e ASO, pelo prazo das normas de saúde e segurança do trabalho. Ao fim de cada prazo, os arquivos são apagados e o titular é anonimizado em tudo o que fica (nome, CPF, PIS e matrícula saem, também dos espelhos de ponto). Arquivos e registros temporários (capturas do totem que não viraram batida, pedidos de cadastro do totem, planilhas exportadas, avisos do painel e do aplicativo e os relatórios das emissões de espelho em lote) são apagados em prazo curto; fichas de candidatos não contratados são apagadas ao fim do prazo de seleção.

Quando o vínculo termina (desligamento no painel), o acesso ao aplicativo é bloqueado em até 1 minuto. Os dados ficam guardados, bloqueados para qualquer outro uso, até o fim do prazo legal; então são eliminados ou anonimizados, como acima. Você pode pedir a exclusão do cadastro antes (abaixo) — o pedido executado também encerra o cadastro (desligamento). Apagar um arquivo apaga também a sua chave de criptografia — cópias que tenham restado ficam ilegíveis.

O titular, ou a Empresa Contratante por ele, pode pedir a exclusão pela página abaixo ou pelo canal do Encarregado (seção 13). Cada pedido é analisado por uma pessoa da equipe da Zyvo Gestão (com a Empresa Contratante, quando for o caso) e respondido em até 15 dias no e-mail informado, dizendo o que foi excluído e o que precisou ser mantido.

9. Seus Direitos

Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode:

• Confirmar que tratamos seus dados e acessá-los — no aplicativo, em Perfil → Meus dados;
• Corrigir dados incompletos ou errados — em Meus dados, ou pedindo à Empresa Contratante;
• Receber uma cópia dos seus dados (portabilidade) — em Meus dados → Baixar meus dados;
• Revogar o consentimento para o uso do rosto — em Perfil → Imagem de reconhecimento;
• Pedir a exclusão da conta e dos dados — pela página de exclusão; e a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários — ao Encarregado (seção 13) ou à Empresa Contratante;
• Saber com quem compartilhamos seus dados (seção 5) e as consequências de não autorizar (seção 2.2);
• Pedir a revisão de análises feitas a partir dos seus dados (seção 3).

Os pedidos podem ser feitos à Empresa Contratante ou ao Encarregado da Zyvo Gestão (seção 13).

10. Cookies e Dados de Navegação

O painel web usa apenas cookies estritamente necessários para manter a sessão de login; o aplicativo guarda a sessão no próprio aparelho. Não usamos cookies de publicidade nem ferramentas de rastreamento de terceiros. Registramos o endereço IP, o navegador ou aparelho e as ações feitas na Plataforma, para segurança e auditoria, por no mínimo 6 meses (Marco Civil da Internet, art. 15). Os mapas do painel, as listas de cidades e o CEP dos postos e do formulário de candidatura são consultados diretamente pelo navegador nos serviços da seção 5, que recebem o endereço IP de quem está usando; o CEP do cadastro de colaborador passa pelo nosso servidor.

11. Transferência Internacional de Dados

Parte dos prestadores da seção 5 trata dados fora do Brasil: Vercel, Expo, Apple e Google — avisos push e Google Maps — (Estados Unidos) e OpenStreetMap (Reino Unido). Os dados enviados a eles são os mínimos para a função — por exemplo, o aviso push leva só um texto genérico. Essas transferências seguem os arts. 33 e seguintes da LGPD, com as garantias contratuais dos prestadores.

12. Alterações desta Política

Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças na lei ou na Plataforma. A versão vigente fica sempre disponível no aplicativo e no endereço app.zyvogestao.com.br/termos; quando houver mudança, o aplicativo pede uma nova leitura. Versões antigas do aplicativo podem deixar de funcionar quando uma atualização for obrigatória (por exemplo, para trazer uma mudança desta Política).

13. Encarregado de Proteção de Dados (DPO) e Canal de Contato

Encarregado de Proteção de Dados da Zyvo Gestão: Zyvo Gestão LTDA — e-mail contato@zyvogestao.com.br. Dúvidas, pedidos e reclamações sobre o tratamento de dados podem ser enviados a esse e-mail; pedidos de exclusão também pela página de exclusão de dados. Você também pode procurar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

14. Foro

Para dirimir quaisquer controvérsias oriundas desta Política, as partes elegem o foro do domicílio do titular dos dados, salvo disposição legal em contrário.